首 页 | 局馆概况 | 政务公开 | 政策法规 | 业务指导 | 接待保管 | 征集编研 | 视频如东 | 宣传展厅
首页 > 业务指导 > 业务知识 > 正文

农民专业合作社建档培训材料

2013/6/14 10:06:10


农民专业合作社建档培训材料

 

 

1)、农民专业合作社档案工作“六有”标准

 

2)、文件材料分类方案、基本归档范围和保管期限表

 

3)、各门类档案的整理方法

 

4)、档案管理制度

 

5)、档案整理各种印章

 

 (6)、建议设立十个文件夹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

农民专业合作社档案工作“六有”标准

序号

     

备注

1

有人管:有专人负责本合作社文件材料的收集、整理、保管和提供利用工作。档案人员要具有高度的责任心和事业心,积极参加档案行政管理部门的业务培训。

10

 

2

有制度:有档案管理制度,明确各种门类、各种载体档案的归档范围和归档要求,保证合作社文件材料的齐全完整和档案工作有序开展。

10

 

3

有分类方案:制定了符合本合作社实际的档案分类方案。分类方案涵盖本合作社各种门类、载体的档案。包括:类目名称、分类号、基本归档范围和保管期限,并做到类目设置合理、编号科学,归档范围完整,保管期限准确。

10

 

4

有较高质量:合作社档案按不同门类、不同载体大致可分为文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、实物档案和电子档案等门类。各门类档案应做到形成规范、签署完备、收集齐全、整理规范。文书档案按照国家行业标准《归档文件整理规则》整理。会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。基建档案参照国家行业标准《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》执行。照片档案、电子档案按国家行业标准《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》管理。其他档案按国家有关行业标准执行。

30

 

5

有完备目录:文书档案编有归档文件目录,其他门类、载体档案编有案卷目录等检索工具;建立目录数据库;做到纸质和电子目录双套并存。

20

 

6

有安全保障:有存放全部档案的金属橱柜,橱柜内各类档案分别排列,有序存放,方法统一。档案保管应做到安全、保密、避免丢失,有防火、防盗、防虫蛀、防霉变等安全措施。条件许可的合作社可设置专门的档案用房。

20

 

 


如东县农民专业合作社档案分类方案

 

     

 

文书档案

1.行政综合类;2.项目经营类;3.财务后勤类。

类目名称只作排列文件顺序用

实物档案

1.荣誉类(包括奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等);2.权证类;3.其他类

 

设备档案

1.办公设备类;2.项目设备类;

 

照片档案

1.综合类;2.荣誉类

 

电子档案

1.光盘类

 

会计档案

1、凭证类;2、账簿类;3、报表类;4、其他类。

 

基建档案

1、综合类;2、办公用房类;3、辅助用房类;4、其他类。

 

 


文书档案分类类目、基本归档范围和保管期限表

 

档案门类

类目名称

基本归档范围

保管期限

备注

行政综合

   1、合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件材料    2、合作社筹备工作方案、设立人的签名、工作人员名册、

选举理事长、监事长、招聘工作人员的通告、方案等文件材料  

  3、合作社社员登记表和社员名册,社员入(退)社的申

请和合同;制定的章程及议事规则,各项管理制度等文件材料    

4、合作社大事记、年度及以上的发展规划、工作计划、工作总结、重要活动方案、年度业务报告等文件材料              

5、合作社召开的社员(代表)大会、理事会、监事会的记录以及会议纪要、决议等文件材料   

6、上级领导视察、检查本合作社的文件材料
    6.1
领导的讲话、题词
                          

6.2 本合作社的汇报材料                             

7、本合作社在上级召开的经验交流、表彰等会议上的发言交流材料                                               

8新闻媒体报道本合作社的文稿、剪报等              

  9、社员来信来访材料
   9.1 重要的
                                    

  9.2 一般的 

10其他应归入行政综合的文件材料  

10.1 重要的  

10.2 一般的                             

永久

 

永久

 

永久

 

    永久

 

永久

 

永久

    30

 

30

永久

 

30

10

 

30

10

 

 

 

项目经营

1、合作社项目标准化生产、规范经营、农产品质量、安全管理、信用管理、技术培训等方面的文件材料
    1.1
重要的
                                   

1.2 一般的  

2、合作社所签订的各种合同、协议及公证书等文件材料
   2.1 重要的
                                   

  2.2 一般的                                    

2.3 临时性的   

3、合作社项目申报、商标注册文件材料      
3.1
获得批准的
                                 

3.2 未获批准的

   4、合作社产品市场信息和预测、市场分析、用户调查、用户基本情况台帐、产品销售、广告宣传、网站建设、售后服务等文件材料
    4.1
重要的
                                       

4.2一般的

5、其他应归入项目经营的文件材料

5.1重要的                                      

5.2一般的

 

 

 

30

10

 

永久

30

10

 

永久

10

 

 

 

30

10

 

30

10

 

 

 

 

 

财务后勤

1、合作社人员工资、社会保险等文件材料 

2、合作社有关成员、社员,生产、经营等的年度统计报表,固定资产登记文件材料

3、合作社有关财务管理、成员资产量化及变更、盈余分配、亏损处理、清算、审计报告等文件材料

4、上级有关农民专业合作生产经营的补贴政策、税收优惠、资金、科技、人才的扶持及政策引导措施等文件材料

5、其他应归入财务后勤的文件材料

5.1重要的                                      

5.2一般的

永久

 

永久

 

永久

 

30

 

30

10

 

 

 


 

实物档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

荣誉

SW·1

本合作社在各项职能活动中获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗

永久

 

权证

SW·2

本合作证营业执照、许可权、房产证等权证类

永久

 

其他

SW·3

废旧印章、产品包装盒等

永久

 

 


 

设备档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

 

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

办公设备

SB·1

合作社办公设备从申请购买、安装调试到报废过程中形成的文件材料及使用(操作)说明书等随机材料

设备报废后保管3-5

 

项目设备

SB·2

项目设施设备从申请购买、安装调试到报废过程中形成的文件材料及使用(操作)说明书等随机材料

 


 

照片档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

综合类

SX·1

1、          上级领导、人大代表、政协委员等来本社检查、指导、视察工作时形成的照片

2、          本合作社召开重要会议及文化、体育、庆典活动以及生产、经营等活动中形成的照片

3、          本合作社工作人员及著名人物的照片

4、          本合作社概貌、变迁、办公场所及所属基础设施的照片

5、          本合作社荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖品等形成的照片

永久

 

 

 

 

 

电子档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

     

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

光盘类

DZ·1

本合作社在各种职能活动中形成的数字文件及其相关的计算机软硬件环境和原数据

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会计档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

 

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

1、凭证

凭·1

1、原始凭证和记账凭证

15

 

凭·2

2、工资表

永久

 

2、账簿

账·1

1、总账

15

 

账·2

2、明细账

15

 

账·3

3、现金日记账

25

 

账·4

4、银行存款账

25

 

3、会计报表

报·1

1、年度报表(包括文字分析材料)

永久

 

报·2

2、月、季度报表(包括文字材料)

5

 

4、其他

其·1

1、会计移交清册

15

 

其·2

2、会计档案保管清册

永久

 

其·3

3、会计档案销毁清册

永久

 

其·4

4、银行对帐单、余额调节表

5

 

 

 

 

 

 


 

基建档案分类类目、基本归档范围、保管期限表

 

类目名称

分类号

基本归档范围和保管期限(排列顺序)

备注

1、综合类

JJ·1

本机关有关总平面布置图、水电上下管线布置图等其他综合性材料

 

2、办公用房

JJ·2

按行业标准(DT/T282002)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中附录A《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》执行,不另行制定归档范围和保管期限。

(详见中国标准出版社2003年出版、国家档案局政策法规研究司法规标准化处编《档案工作标准汇编(5)》第45页)

3、辅助用房

JJ·3

4、其他

JJ·4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文书档案整理的一般流程

 

一、基本概念

1、归档文件:是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。从广义上讲,归档文件可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。其中,"办理完毕"是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复,在复文发出或收到以后,在文书处理上就算已办理完毕;一份通知收到后经过相关人员传阅,也算是办理完毕;本机关的发文,文件印发后也就算办理完毕。有的文件,如计划、规划、指示、规定等,在贯彻执行上需要很长时间,但印发或收到传阅后,其文书处理程序已经完成,也算办理完毕。另外,归档文件种类明确为纸质文书材料。

2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。即归档文件整理工作的基本环节为装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

3、件:即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。也就是"自然件",即单份文件。关于""的定义,我们需要说明以下几种情况:(1)正文与附件为一件,附件是对正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等,独立性较强,易被分散使用,造成归档不全和归档后查找不到等情况,因此《规则》强调其为一件。(2)转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件。(3)正文与重要的文件处理单为一件,对于有重要领导批示的处理单,真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件。(4)报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件。(5)来文与复文为一件。这是比较特殊的一种规定。也包括"去文与复文",从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等,它们往往是针对同一事由,联系也较密切,利用时通常需要相互查证,因此实体不宜分散。(6)会议记录应以每次会议为一件。这是对传统做法的重大改变之一,主要是从方便利用查找的角度考虑的。

二、归档文件的整理方法

1、整理原则和质量要求

整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,就是在文件整理中要根据文件"自然天成"的形成规律,围绕人们实践活动的有机联系,将有密切联系的文件组合在一起,确保文件材料组群的完整性和系统性,它直接影响档案的保管、查找和利用;正确区别文件的不同价值,是保证档案质量的重要因素。文件的价值就是指文件的保存价值,也就是文件的查考利用的价值。其表现形式就是档案(文件)的保管期限。区分文件的不同价值,就是在文件整理时按档案保管期限的有关规定确定文件(档案)的保管期限;便于保管和利用,是文件整理工作的基本出发点和最终目的。文件整理的目的就是为了文件(档案)的科学保管和有效利用。失去这个目的,文件整理就毫无意义。在整个文件整理工作中,都要贯穿和围绕这个目的而展开。无论是根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的自然联系,还是适当照顾文件的保存价值,最终都是为了便于保管和利用。

质量要求:一是对破损文件进行修裱,主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,不包括将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上;二是对字迹模糊或易退变的文件进行复制;三是对超大纸张折叠,如报表、图样等;四是去除易锈蚀的金属物;五是对归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

2、归档文件的整理方法

1)装订:归档文件按""装订,装订前必须去除原来的金属装订物。①文件在装订时必须对它们进行排序,一般来说顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字在后;有文件处理单的,可放在最前面,这样可以作为首页加盖归档章,从而更好地保护正本的原始面貌。②装订的方式,采取左侧装订,将左、下侧对齐。③装订材料的选择:对材料较厚的文件延用原来三孔一线的装订方式,对其它文件,可采用缝纫机、浆糊、热封胶、钉书钉、不锈钢夹等,提倡线装。保管期限为10年的归档文件可不拆钉,保持原貌。

2)分类:选择分类方法要考虑到简单和方便操作,对年度文件数量较多的单位,可选择年度--机构(问题)--保管期限的三级分类方法,而对年度文件数量不多的单位,可选择年度--保管期限法的二级分类方法。一般专业合作社的文书档案整理采用年度--保管期限法的二级分类方法,类目名称只作为排列顺序的依据。按年度分类就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。有几种情况需要注意:文件有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等,判断年度统一以文件签发日期(即落款日期)为文件所属年度;对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,,统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度;对跨年度形成的文件归入办结年度,比如,跨19981999年两个年度的会议形成的文件材料,统一在闭幕年,即1999年整理归档的,分类时这些文件材料都归入1999年度,跨两个年度处理的案件形成的文件材料,统一在结案年,下级单位199812月写的请示,上级单位19991月收到,则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年;几份文件作为一件时,""的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准,具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准,正文与附件为一件,以正文准,转发文与被转发文为一件,以转发文为准,来文与复文为一件,以复文为准;文件没有标日期的,一般多见于内部文件(白头文件),需要分析文件内容、制成材料等各种标识,判定文件所属年度。按保管期限分类。就是指在进行归档文件整理时,对以件为单位的档案要先进行价值鉴定,确定其保管期限后再以此为标准分类整理,这就能使同一保管期限的档案相对集中。                                                                    

文件归类应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的归档文件在去年放入哪类中,今年亦应归入同一类中,不要根据一时的需要随意更改,以免给将来的查找利用带来不便。

3)排列:通过分类,归档文件整体上具备了一定的系统性,但具体到每一类仍处于零散杂乱状态,需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程,这里所说的排列不包括不同类别归档文件之间的排列和档案盒排架。归档文件的排列按照事由原则,将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起,再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等,比如一份请示和批复可视为一个事由,一项工程、一次活动、一次会议也可视为一个事由。

排列方法:同一事由内归档文件的排列,按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列;不同事由间的归档文件的排列,应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择,一般有下列几种方法:A、按不同事由形成时间的先后顺序排列;B、按事由的重要程度排列;将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。C、按事由具有的共同属性分别集中排列;主要有按责任者或承办部门和按不同问题分别集中排列等。

由于特殊原因未及时归档的零散文件,可采用将其排在同一年度、同一期限的最后,并在备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。

4)编号:是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章(式样见图1(注意刻归档章的时候格内为空,文字不要刻在上面,文字为每格填写的内容))的形成在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时提实体存取提供了条件。

        6×10mm  

全宗号

 

保管

期限

 

收文

日期

 

年 度

 

件号

 

页数

 

 2×8mm   

 

            图1 归档章式样

   
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的,或收文有文件处理单的,也可放在最前面作为首页,这样可在其上加盖归档章,以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。
   
5)编目:即编制归档文件目录(格式见图2)。它是归档文件整理工作的重要内容之一,它实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。填写归档文件目录项目时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水等。
       

归档文件目录

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               图2

归档文件目录中的件号指室编件号;责任者即文件的发文机关或署名者,一般应使用全称或通用简称,不能使用"本部""本局""本公司"等,对联合发文时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录,体现"以我为主"的精神;文号要填全,不得填写诸如"第几次会议文件"等文件顺序号或"情况反映"等刊物名称;题名一般抄录正题名,有的文件有副题名或并列题名。副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分,对正题名进行解释说明,在正题名能够反映文件内容时,副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名,需要时与正题名一并抄录,有的文件没有题名,或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容,应根据文件内容重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加"[]"号填写在目录中,对于独立性很强的附件,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定,或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时,如果目录中只著录正文题名,不能反映出附件的内容,可能造成漏检,这种情况下可在正件题名后抄录附件题名,外加"()"号;日期项应以8位阿拉伯数字标年月日;页数是指每一件的总页数(以文件中有图文的页面为一页)。归档文件目录用纸为A4纸,竖式。
归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方式可以与分类方案一致,一般按不同保管期限装订3本目录,可跨年度装订,每本目录中用口取纸区分不同的年度。封面的格式应与目录的编制方式一致,设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项。
   
6)装盒:包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的具体要求是:不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。


设备档案整理方法

设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)的规定进行整理归档。

一、设备档案的基本概念及归档范围

设备档案是指从设备购置、安装调试、使用、维修到报废为止的所有文件材料,包括开箱验收说明书、装箱单、产品使用说明书、设备安装说明书、用户手册、产品合格证、产品图册及照片、其它随机文件材料、购置合同、使用维修登记等。

二、设备档案整理的要求与办法

1、制定设备档案分类方案。设备档案必须依据设备的不同用途进行分类,大致可分为办公设备及文化保健设备,同时给每类设备确定分类号。设备档案的保管期限依据设备使用寿命,定为设备报废后35年。设备档案的分类及分类号确定参见分类方案式样。

2、材料整理编目。设备档案以单体设备为单位进行整理。文件材料按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。设备档案不装订成卷,使用科技档案盒放置,在每份文件资料右上角加盖设备档案归档章,材料前后编制卷内目录和备考表,档号、件号、卷内目录和备考表的填写同于基建档案整理案卷组卷编目的要求。

3、档案盒面和标签的填写。档案盒侧面标签的张贴和档案盒面及标签的填写同于基建档案整理的要求。案卷标题填写设备名称、型号及主要材料的名称。

4、案卷目录编制。案卷目录使用科技档案目录纸,目录各项的填写同于基建档案整理的要求。按全宗将各类设备档案案卷目录合在一起用目录夹装订成册。

设备档案归档章(示意图)

    30+15mm             2×10mm 

   

序 号

 

 

 
声像档案(照片)整理方法

 

声像档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)及有关规定进行归档整理。

一、声像档案的基本概念

声像档案是指本单位在其各项职能工作(活动)中直接形成的以摄影、声音、影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它主要包括照片、录音、录像三大类。

二、照片档案的整理

照片档案一般包括照片和说明两部分。

1、照片档案的收集范围:着重收集记录本单位主要职能活动及重要工作成果的照片,上级领导人和著名人物参加与本单位、本地区重大公务活动的照片,本单位组织和参加的重要外事活动的照片,记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象等有保存价值的照片。

照片档案收集的要求与时间:属于收集和归档范围的照片,应按规定向档案人员移交,实行集中管理,任何单位或个人不得据为己有。

整理原则:照片档案的整理以遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片一起存放。

照片档案的分类:照片应依据拍摄反映的活动内容进行分类,例如综合类、荣誉类(参见分类方案式样)。

照片档案的保管期限:暂定为永久。

照片档案以“张”或以“组”进行整理归档。

2、照片的整理:宜用黑色笔或铅笔在照片背面的下侧填写照片号。

单张照片说明的填写:说明项有照片号、底片号、事由、时间、地点、摄影者、参见号。照片号填写照片所在档案册的排列序号;事由(题名)应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物(主要人物应标出所在照片的位置)、时间、地点、事项等要素尽可能齐全;时间填写照片的拍摄日期,用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日,示例:2005220日写作2005.02.20;摄影者一般填写个人,必要时可加单位;参见号不填。

组合照片说明的填写:说明项同于单张照片。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项,应在组合照片说明中指出照片的起止张号和数量,同组中的每张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”“②”“③”......同组中的照片其组联符合相同。如册内只有一组照片和其他散片时,组联符号采用“①”,组联符号不宜越册。

照片(底片)卷内目录的填写:使用照片档案册内的卷内目录,照片/底片号填写单张(散片)照片(底片)在该册内的排列顺序号;题名应简明概括,准确反映照片的基本内容,人  物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全;时间填写该照片拍摄的日期。一组照片登记时,不必每张登记,只需在照片/底片号栏填写该组照片的起止号。

3、案卷目录的编制:照片档案可用卷内目录代替案卷目录。


电子档案的整理

 

按电子档案分类类目、基本归档范围、保管期限表进行分类和归档,一张光盘为一卷(件),编制档号插入光盘档案册。按分类号顺序排列。档号章参照设备档号章,档号规则为:全宗号+分类号+案卷号。案卷目录编制同设备档案。

 

 

实物档案的整理

 

 

实物档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)的规定进行整理归档。

一、实物档案的基本概念及归档范围

实物档案是指立档单位在其各项职能工作(活动)中获得的荣誉(有不同载体的表现形式)和上级颁发的证件(证书)等实物材料,主要有奖状、奖杯、锦旗、奖牌(匾)、荣誉证书、凭证证书、作废印章等。

二、整理的要求与方法

1、制订分类方案。实物档案应依据不同载体的表现形式进行分类(参见分类方案式样),同时确定不同载体每类实物的分类号,实物档案的保管期限定为永久或长期。

2、整理编目。实物档案以单个实物为单位进行整理登记。按全宗将所有实物档案收齐,并依据分类方案进行分类后,再以某一类别为单位,例如奖状,按制发奖状时间的先后进行排序编号,然后贴标签,标签贴在实物的背面,以不影响拍照、摄像、展出。

标签见式样

(红色)

全宗号

 

 

 

目录号

 

分类号

 

 

 

案卷号

 

标签的填写:全宗号、目录号为空,分类号第一行填SW,第二行填12,案卷号填写该类别实物的件序号。锦旗用科技档案盒放置,锦旗和档案盒分别贴标签(档号、件号一致),证书、印章贴上标签整理编目完毕后,可用科技档案盒放置,档案盒上贴科技档案小标签,填写全宗号、分类号和实物的起止件号。

3、编制案卷目录。实物档案的案卷目录使用科技档案案卷目录式样,以分类号的最低层次为单位,按案卷进行登记,最后将各类实物档案的案卷目录合在一起用目录夹装订成册。

 

会计档案的整理

 

会计档案按照财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》和有关规定的要求进行整理归档。

一、会计档案的基本概念及归档范围

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,共他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

二、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、255类。

三、会计档案整理

(一)制定分类方案,确定分类号

会计档案包括凭证、账簿、财务报告、其他四个类材料,每类还有若干类别材料,制定分类方案是整理会计档案的基础和前提。

1、一个单位只有一个会计核算单位:

凭证分类号为:凭·1  ·2……

账簿分类号为:账·1  ·2……

财务报告分类号为:报·1  ·2……

其他分类号为:其·1  ·2……

每个分类号代表1类凭证或账簿……,整理归档时,需在上述分类号前加上各类档案一级类别的序号,例如会档排序号为“凭”,在每个分类号前均需加“凭”,例凭·1代表原始和记账凭证的分类号,其他以此类推。

2、一个单位有几个会计核算单位的,必须将核算单位编成序列,每个单位固定一个序列号,然后在每类会档前加上序列号。

例如:某个单位有3个核算单位,分别为局,所,基

凭证分类号为:局会计凭证,局·凭·1,局·凭·2

              所会计凭证,所·凭·1,所·凭·2

              基建会计凭证,基··1,基··2

账簿类分类号、财务报告类分类号同上。

(二)整理要求与方法

1、凭证类整理

1)将原始凭证和记账凭证按要求在左上角用线装订好,贴上包角(见式样),并将封面、包角上的各栏按要求认真填写,填写的内容一律用阿拉伯数字表示,年度用4位数表示。凭证包角背面必须加盖骑封章(使用装订凭证的会计人员的印章)。一个核算单位,每类凭证分别从“1”开始编案卷序号,并跨年度编大流水号。案卷号不得超过1000号,根据年度案卷数量及时断号,下一个年度重新从“1”开始编案卷号。

 

 

包角式样:

全宗号

 

分类号

 

案卷号

 

记帐凭证号

 

 

 

 

2)对1985年之前凭证的处理:按《会计档案管理办法》有关销毁会计档案的规定,经鉴定整理,按程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。1985年前经鉴定抽出仍需保存的凭证,同样按年度分月或几个月装订成册,分类号为凭·2,或局·凭·2……,并在此分类号前加上档案一级类别序号,其他整理要求同于原始凭证。

2、账簿类整理

制式账簿保持原状,只需将账内首页和目录认真填写,封面和脊背分别贴黄色方标签和小标签(见式样),黄色方标签贴在账簿面适中的位置,小标签下沿距账簿底边向上2.5公分处,对封面和标签各栏按要求认真填写。封面方标签上两行填写立档单位全称+时间(年度)+会计名称(核算单位)+账簿名称。一个核算单位,每类账簿分别从“1”开始编案卷序号,并跨年度编大流水号。

 

 

 

 

 

 

 

 

全宗号

 

目录号

 

分类号

 

年度

 

案卷号

 

卷内目录

科目

页数

顺序号

 

科目

页数

 

 

 

 

 

 

 

 

(规格视账簿幅面设定)

 

备考表

本案卷内共     个科目、计    

说明:

立卷人签字           接收人签字       

财会负责人签字       接收日期           

(规格视账簿幅面设定)

 

3、财务报告类整理

将年度财务报告、月季度财务报告分别按时间顺序排列好,按卷编写页号,抄写卷内目录,卷后加备考表(使用文档卷内目录、备考表,见式样),然后分别用会档封面装订。目录、备考的规格为16KA4幅面

卷内目录                                       备考表

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

说明

 

 

立卷人:

检查人:

   

脊背贴上标签,标签下沿距案卷底边向上4公分处,红色为永久卷,黑色为定期卷,对财务报告封面、卷内目录、备考表和标签各栏要认真填写,案卷标题为立档单位名称+时间(年度、月、季)+会计名称(核算单位)+材料名称。一个核算单位,每类财务报告分别从“1”开始编案卷序号,并跨年度编大流水号。

4、其他类整理

这一类的整理方法和使用的档案用品与财务报告相同,将每类清册(材料)编写页号,抄写卷内目录、加备考表,分别用会档封面装订,脊背贴上标签,并按要求对封面、卷内目录、备考表和标签各栏认真填写。案卷标题为立档单位名称+时间(年度、月、季)+会计名称(核算单位)+材料名称。一个核算单位,各类案卷分别从“1”开始编案卷序号,并跨年度编大流水号。

以上材料整理说明:

1-4类材料整理时,全宗号填写县档案馆确定本单位档案移交进馆的序列号;目录号暂不填写;包角和标签上的分类号均填写本单位各门类档案分类方案所给该会档材料的分类号。各项填写均用阿拉伯数字表示。

2-4类材料整理时,除制式账簿外,其他材料凡有书写文字的页面均需编写页号,单面的材料编在右上角,双面的材料正面编在右上角,背面编在左上角。

3-4类材料整理时,卷首编制卷内目录:顺序号填写卷内文件排列的序号;文号填写文件的发文字号;责任者填写文件形成的单位名称;题名填写文件资料的标题,书写时首行空两个字位;日期填写文件形成的时间,写在题名的最后一行;页号填写文件所在卷内排序的起号,最后一份材料填写起止号。卷后备考表编制:说明项填写本卷归档材料需补充说明的问题;立卷人填写案卷整理人姓名;检查人填写分管会计工作人员的姓名;时间填写材料归档完毕日期(一般为形成材料翌年的6月前)。

5、编制案卷目录

会档四个类案卷整理结束,以分类号的最低层次为单位分别编制案卷目录(每大类编制到每个小类),每一个大类建立一本案卷目录簿(凭证、账簿、财务报告、其他各一本)。案卷目录编制:各类会档的案卷标题内容必须体现4要素,即立档单位名称+时间+(年度、月、季)+会计名称(核算单位)+材料名称。

例:如东县××局××××年工会会计总账。

其它各栏均按要求有针对性地进行认真填写。

三种案卷目录式样:凭证、账簿、财务报告

 

会计档案凭证案卷目录

 

分类号

案卷号

           

(写明      内容)

凭证

张数

附件

张数

记帐凭证号   

保管期限

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会计档案账簿案卷目录

 

分类号

案卷号

        

起讫日期

    

保管期限

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会计档案报表案卷目录

 

分类号

案卷号

        

起讫日期

 

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

其他类档案案卷目录参照报表目录式样制作。

农民专业合作社档案管理制度
  

一、为推进农民专业合作社档案管理工作的规范化、制度化,保证档案的齐全完整与安全和有效利用,特制定本制度。

二、农民专业合作社档案包括合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件、年度计划、发展规划、会议记录(纪要)、管理制度、往来函件、产品加工、购销合同及协议等为主要内容的各种文书档案;包括会计凭证、成员资产量化明细及变更报告、会计账簿、财务报告等为内容的会计档案;及设备档案、

基建档案、声像档案、实物档案、电子档案等。

三、农民专业合作社要落实专人负责档案工作,认真做好档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。

四、归档的文件材料必须齐全完整,并遵循文件的形成规律,进行科学分类、规范整理和编目。
  五、归档文件材料必须用黑色钢笔书写或激光打印,文字清晰,要求原件归档,对不耐久的字迹材料要采取复印等补救措施,采用原件在先、复制件在后的方式一并归档。计算机中生成的文件材料,除需打印纸质文件归档外,其电子文件也应一并归档,并做好脱机备份工作。
  六、照片、磁带、光盘、实物等特殊载体与纸质材料分别整理,分开存放,照片应注明内容、时间、地点及主要人物等。
  七、档案的查(借)阅必须严格履行登记手续,注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容等。一般情况下只允许在档案所在场所查阅,档案原则上不外借,如有特殊需要确需外借的,须经领导批准后方可外借。
  八、任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案的违法行为。
  九、按照国家规定确定档案保管期限。档案保管期满需要销毁时,由档案保管人员、财务人员、社长等相关人员共同鉴定,严格审查,编制档案销毁清册,经社员(代表)大会同意后销毁。销毁档案时,须由两人以上监销,销毁结束后销毁人、监销人签字。
  十、档案保管应做到安全、保密、避免丢失。档案实行集中管理;配备专门存放档案的金属柜架,柜架内各类档案分别排列,有序存放,方法统一;添置必要的温湿度控制、防光、防尘、防盗等设施设备,适时投放防虫、防霉药物。
  十一、档案管理人员离任时要编制移交清单,移交人、接收人、监交人要签字盖章,以明确责任。
  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案整理各种印章

 

1、单位名称章

如东县××农民专业合作社

 

2、文件归档章

        6×10mm  

全宗号

 

保管

期限

 

收文

日期

 

年 度

 

件号

 

页数

 

 2×8mm   

 

            图1 归档章式样

 

3、门类档案章

电子档案

实物档案

基建档案

会计档案

照片档案

设备档案                   

 

序号

 

 

 

30+15mm    2×10mm

4、年度和期限章

 

2009    2010    2011    永久   30   10


农民专业合作社档案

 

建议设立十个文件夹

一、设立登记材料

1、合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件材料 

2、合作社筹备工作方案、设立人的签名、工作人员名册、选举理事长、监事长、招聘工作人员的通告、方案等文件材料 

3、合作社社员登记表和社员名册,社员入(退)社的申请和合同;制定的章程及议事规则,各项管理制度等文件材料 

4、合作社注册登记、资产证明、税务登记、产品等级、房产、土地使用等各种资质证书 

二、财务报表等材料

5、合作社人员工资、社会保险等文件材料         
  6、合作社有关成员、社员,生产、经营等的年度统计报表,固定资产登记文件材料

7、合作社有关财务管理、成员资产量化及变更、盈余分配、亏损处理、清算、审计报告等文件材料

8、合作社在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料(具体的归档范围和档案保管期限按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定执行)

三、合作社大事记

9、合作社大事记、年度及以上的发展规划、工作计划、工作总结、重要活动方案、年度业务报告等文件材料。

10、合作社召开的社员(代表)大会、理事会、监事会的记录以及和会议纪要、决议等文件材料。 

11、本合作社用房的建设、装修中形成的文件材料(参照国家行业标准《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》执行)。
  12、本合作社购买、使用的各类设备的说明书、合格证、保修卡以及设备安装调试、运行、维修记录等文件材料。

四、上级领导检查、视察

13、上级领导视察、检查本合作社的文件材料。

a 领导的讲话、题词等                                                 
  b 本合作社的汇报材料 

14、上级领导视察、检查本合作社工作,以及本合作社在生产、经营等活动中形成的照片、录音、录像等电子材料。                         

五、合作社各种表彰、经验交流、新闻报道等材料

15、本合作社在上级召开的经验交流、表彰等会议上的发言交流材料 

16、新闻媒体报道本合作社的文稿、剪报等  

17、本合作社受上级表彰、奖励的奖状、证书、铜牌、奖杯、锦旗,对外交往获赠的礼品,农民专业合作社使用过的废旧印章等实物 
  
六、合作社标准化生产相关文件

18、合作社项目标准化生产、规范经营、农产品质量、安全管理、信用管理、技术培训等方面的文件材料

19、商标注册文件材料、合作社无公害、绿色、有机食品认证等材料

   七、合作社各种合同、协议等材料

20、合作社所签订的各种合同、协议及公证书等文件材料                                 
  八、合作社受各级扶持项目

21、合作社项目申报、项目实施情况、项目检查等情况

22、上级有关农民专业合作社生产经营的补贴政策、税收优惠、资金、科技、人才的扶持及政策引导措施等文件材料       

九、合作社服务社员相关材料

23、合作社产品市场信息和预测、市场分析、用户调查、用户基本情况台帐、产品销售、广告宣传、网站建设、售后服务等文件材料。                            
  24、社员来信来访材料

十、其他需归档的文件材料

 

 

太阳城娱乐城

 

版权所有©2006-2013 如东县档案局 苏ICP备05020609号