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全宗指南编制规范2012

2015/5/11 17:00:54


   

本标准由国家档案局档案工作标准化技术委员会提出,国家档案局档案科学技术研究所承担了本标准起草的任务。

本标准由国家档案局1995612日首次发布,1995101日正式实施。

20064月国家档案局档案工作标准化技术委员会第14次年会明确了本标准修订的任务。广东省档案馆承担了本标准修订任务。从本标准修订后自实施之日起,原标准同时废止。

本标准主要起草人:张彤

本标准修订主要起草人:张平安

本标准由国家档案局归口。

 

                                       

   

全宗来源的背景、档案内容概要介绍以及其检索和查阅的有关信息,应规范为标准条目信息。这对于提高档案管理质量,方便对其的利用,有着重要的关系。为此,制定本标准以规范全宗指南编制的内容和体例,为准确采集和报道有关信息奠定基础。

 

 

 

 

 

全宗指南编制规范

1 范围

本标准规定了全宗指南的编制细则。

本标准适用于全宗管理机构,包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制介绍非全宗形式档案指南,参照本编制规范。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

     DA/T 12000  档案工作基本术语

DA/T 392  档案馆指南编制规范

DA/T 1494  档号编制规则

3 术语和定义

3.1

全宗 fonds

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

3.2

全宗号 fonds number

管理全宗的代码,由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。

3.3

全宗管理机构 fonds manager

    具备全宗管理权限的档案馆或档案室。

3.4

全宗构成者 fonds constituting unit

    形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。

3.5

检索工具 finding aid

用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称。

4 全宗指南的结构

为段落式条目信息,由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

5 全宗指南名称

全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成,并列成分之间用空格位分开。

例:

aJ211 北京市计划委员会全宗指南 19491990

    bR322 钟南山全宗指南 19362000

5.1全宗号

照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母,后三位用阿拉伯数字。

5.2全宗构成者的名称

全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例:

中共中央纪律检查委员会(中纪委)

联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。

例:

中国共产党广东省高等院校党委 广东省高等教育局

5.2.1

中华人民共和国成立前形成的档案全宗,全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。

例:

a)教育部(民国)

b)重庆市民政局(民国)

c)外交部(民国汪、伪)

d)礼部() 

e)端方 () 

f)冯玉祥(民国) 

5.2.2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗来源简况中。

5.3起止时间

涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度标识。一般采用公元纪年表示,使用“~”连接起止年份。必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示,亦可以其一为主,另一为辅,为辅者加圆括号书于为主者正下方。

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