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全宗卷规范(2012)

2015/5/11 16:58:33


   

本标准代替DA/T 1294《全宗卷规范》。

本次修订,依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》,对原标准的表述方式和书写格式进行了修改;根据档案管理工作的发展需要,对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改,新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容;根据馆(室)藏档案管理工作的实际需要,新增了“综合全宗卷”的内容规定。

本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出。

本标准由国家档案局归口。

本标准起草单位:湖北省档案局(馆)。

本标准主要起草人:吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶

本标准所代替标准的历次发布情况为:

DA/T 1294

 


全宗卷规范

1 范围

本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

GB/T 970588  文书档案案卷格式

GB/T 1296792  全宗单

GB/T 1296892  档案交接文据格式

DA/T 1494  全宗指南编制规范

DA/T 181999  档案著录规则

DA/T 12000  档案工作基本术语

DA/T 222000  归档文件整理规则

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1  

全宗卷  fonds descriptive file

由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。

3.2 

综合全宗卷 synthesize fonds descriptive file

由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷,是管理馆(室)藏档案的重要工具。

3.3 

全宗属类 fonds category

馆藏量较大的档案馆,根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征,对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识,作为全宗编号的属性代码。

4 全宗卷编制原则

4.1 档案馆(室)应以全宗为单位编制全宗卷,收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实,力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

4.4 综合全宗卷可以按馆(室)藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制,收集、保管在档案管理过程中以馆(室)藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。

5 全宗卷的内容构成

5.1 全宗(馆藏)介绍类:全宗指南(全宗介绍)、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

5.2 档案收集类:档案接收和征集工作的办法、标准,档案(资料)交接文据及相关目录,档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

5.3 档案整理类:文件材料分类、保管期限和归档范围的规定,档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

5.4 档案鉴定类:档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准,鉴定工作形成的报告、请示及批复,鉴定及销毁处置档案的目录(清册)等。

5.5 档案保管类:档案保管工作制度,档案安全检查、档案破损情况调查与修复(抢救)、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料,档案保管状况分析和工作总结、报告等。

5.6 档案统计类:档案基础统计台账,档案工作基本情况统计报表,档案工作统计分析材料等。

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