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关于2016年全县档案工作年检情况的通报

2017/1/22


东档〔20172

 

关于2016年全县档案工作年检情况的通报

         

各镇党委、政府,各区党工委、管委会,县委各部委办局,县各委办局,县各群团组织,县各直属单位:

为推动全县档案事业发展,加强档案工作规范化管理,依照《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规的规定,201612月至20171月开展了机关、镇(区)档案年检工作。

2016年,全县各地各部门和广大档案工作者紧紧围绕县委、县政府中心工作,主动服务大局,扎实开展各项工作,档案管理更加科学规范,全县档案事业得到了较好发展。为保证年检工作顺利开展,县档案局建立了3个检查组,检查组在各单位自查整改的基础上,采取审核年检上报材料、上门抽检等形式,档案管理体制建设、业务建设、信息化建设、开发利用等方面为主要内容,对列入年检范围的县级机关、单位、镇(区)进行检查。除少数单位因特殊原因推迟以外,共有14个镇(区)和82家机关、单位通过了县档案局组织的年检(名单见附件),并达到合格以上,其中全县共有25家单位通过了江苏省档案工作星级测评(复查)为年检免检单位。现将有关情况通报如下:

一、领导重视,档案工作普遍得到加强

高新区、袁庄镇等绝大多数单位领导十分重视档案工作,把档案管理摆到重要位置,能将档案工作列入了单位重要议事日程和年度工作计划之中;城管局、洋口港经济开发区等大多数单位不断强化对档案工作的组织领导,健全档案管理网络,明确分管领导和专兼职档案人员,落实岗位职责,确保档案工作发展所需人、财、物;能建立健全各项档案管理制度,确保室藏档案的收集齐全、整理规范。如东经济开发区、高新区、袁庄镇、新店镇、纪委、组织部、宣传部、行政审批局(政务服务中心)、审计局、环保局等单位主要领导亲自过问档案工作,分管领导认真履行职责,措施扎实,管理到位。法院、公安局、农商行、教育局、国土局等单位将档案工作与中心工作、业务工作同部署、同检查、同考核,并将档案工作与年终考核相挂钩,有力推进了档案工作的开展。

二、夯实基础,档案业务建设有较大提高

2016年,全县各镇(区)、各单位领导贯彻落实《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》,注重收集,规范整理,不断加强档案基础业务建设,全县档案管理水平明显提高。

1、扎实推进档案会审制度年初,全县80家镇(区)、机关事业单位参加了档案会审,大部分单位能认真贯彻落实《国家档案局8号令》,并严格按照归档范围收集本单位应归档文件材料,保证了归档文件材料的齐全完整。如东经济开发区、法院、检察院、供电公司、市场监督管理局、安监局、司法局、财政局等单位坚持高标准严要求,注重抓好业务档案的收集、整理、归档工作,确保门类齐全、完整。民政局、人社局、卫计委、公安局、教育局、自来水公司等单位注重抓好涉及民生的文件材料和特殊载体档案的收集、归档,使得各门类档案材料收集较以往更完整、齐全,并做到部门上下联动,整体推进,单位档案管理水平取得了明显提升。

2、认真做好档案星级创建工作,成效显著。4月份,在县委党校举办2016年星级单位测评复查业务培训班,全县共30多家单位40多人参加培训。今年,全县共有25家单位开展档案工作星级先进单位争创(复查)活动,其中:县公安局通过了江苏省档案工作五星级先进单位复查。审计局、沿海经济开发区、如东农商行于港支行等11家通过了江苏省档案工作三星级规范测评,洋口港投资开发公司、掘港小学、农商行袁庄支行等13家单位通过了二星级测评(复查)

3、发挥职能,做好档案业务指导工作一是认真做好镇(区)档案工作规范化指导2016年,县档案局加强对镇(区)档案工作规范化建设的指导与监督,先后开展了两期档案工作专项检查,对镇(区)档案人员落实、档案室建设、文件材料归档齐全完整等方面进行检查,并对个别存在问题较多的镇(区)发出督办通知,要求限期整改到位。726,在沿海经济开发区召开镇(区)档案工作现场推进会,点评上半年镇(区)档案工作的情况,部署下半年档案工作具体安排。年底,对各镇(区)档案工作进行年检考核,为确保镇(区)档案“应收尽收、应归尽归”和集中统一保管,提升镇(区)档案工作科学化管理水平奠定基础。二是认真做好重大建设项目档案和民营企业档案的业务指导工作2016年,县档案局始终以洋口港开发建设为核心,狠抓重大建设项目档案,大力开展了档案法律法规宣传、业务工作标准指导和技术操作辅导等各项服务。今年,我局业务指导人员先后多次对中石油江苏LNG项目二期工程、威华(如东)石油化工仓储项目的档案管理工作进行上门指导,并对相关档案人员进行了培训,营造了良好的档案工作氛围,树立了全员档案意识和全过程管理的理念。8月份,江苏省档案局重大建设项目档案工作巡查组对中石油江苏LNG接收站二期项目档案进行了专项检查,对我县档案部门主动服务项目建设给予了肯定。同时,加强民营企业建档工作,先后对快达农化、洋口港投资开发公司进行了培训与指导,工程档案管理水平得到提升。三是认真做好土地承包经营权确权登记档案业务指导工作。今年是全县土地确权工作重点之年,县档案局积极配合县农办做好此项工作,先后多次深入到镇、村指导档案工作。分别到苴镇刘埠村、马塘镇马丰村、苴镇九阳村、河口镇双港村指导土地确权档案的收集与整理。今年,先后3次对各镇土地确权档案工作负责人、具体责任人进行培训,就前期调研、检查中发现的问题提出了整改要求。四是认真做好到期档案进馆业务指导工作2016年,全县认真贯彻落实国家档案局9号令的要求,结合县委办、县政府办下发的《关于印发<如东县档案馆收集档案范围实施细则>的通知》(东办发[2016]29号)的文件精神,县档案局积极开展到期档案进馆工作。市场监督管理局、交通运输局、沿海经济开发区、袁庄镇等8家单位分别完成了目录录入、档案数字化扫描并办好交接手续、入库上架。全年共接收到期档案2433卷、3482件。

三、加大投入,档案安全保管条件得到改善

大多数单位严格贯彻落实档案“八防”措施,认真做好定期检查记录、温湿度记录、查借阅记录等,并做到及时投放防虫防霉药品,确保了档案实体的安全。大多数单位把加强档案室基础设施建设摆在档案工作发展突出位置,法院、城管局、行政审批局(政务服务中心)、农商行、河口镇、马塘镇、外向型农业综合开发区、循环产业园区等单位充分利用单位新建办公大楼和调整办公用房的时机,从档案工作的发展出发,增加了档案库房、办公、阅览等档案用房面积,保证了档案工作的顺利开展。大多数单位安排专项经费添置一系列档案工作现代化管理设备设施,进一步改善了档案硬件设施和条件,促进了档案工作与单位各项工作的共同协调发展。

四、开拓创新,档案服务功能得到提升

2016年,全县广大档案工作者围绕县委、县政府的中心工作坚持“大档案、大服务、大发展”的理念,充分挖掘档案资源,深化档案信息开发利用,传播正能量,弘扬主旋律

1服务民生取得新成绩。法院、民政局、人社局、公安局、卫计委、国土局、市场监管局、发改委等涉及民生单位的档案人员结合自身行业特点,主动服务,受到领导和社会公众的好评。据统计,今年县直属各单位档案室共提供利用档案2万多人次,为领导决策和单位工作的开展提供了较好的服务。县档案馆接待人员做到有问必答,有信必回,以热情周到、高效、便捷的优质服务方便查档人员,今年共查档接待2474人次,调阅3301卷,复印9506页。

2、服务精神文明建设效果良好。一是认真做好“国际档案日”宣传活动。在活动期间我们组织开展了大型档案宣传咨询活动,牵头组织人社局、卫计委、民政局(婚姻登记处)、市场监督管理局、公安局、法院、国土局、农商行等单位在如东文峰大世界广场举办如东县2016年“档案与民生—6.9国际档案日”大型宣传咨询活动。活动现场宣传人员接受群众咨询,为群众解答档案利用、人事、就业、医保、食品、药品安全、婚姻等方面的问题。现场发放宣传资料300多份,宣传档案服务民生新举措、新成效,提高社会公众重视档案、利用档案、保护档案的意识。二是开展了“寄存梦想”活动。邀请宾山小学60多名江海小记者走进如东县档案馆,参观如东历史文化中心、档案馆,学习个人成长档案的收集、整理与编制,将自己的梦想记录下来,留在档案馆永久保管。同时,结合“中国梦,少年梦”少先队主题教育活动,在于港小学开展“寄存梦想”活动,将26名优秀少先队员的个人信息与梦想记录下来,永久保存于县档案馆。

五、落实措施,档案信息化工作稳步推进

2016年,全县各地各部门在加快推进办公自动化和顺应档案工作形势发展过程中,将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划,配备档案管理现代化硬件设备和软件系统,进一步加大做好电子文件的归档管理和档案数字化工作力度。

1、积极推进数字档案馆建设。今年5月,县档案馆馆藏档案数字化子项目已招标实施,数字档案馆管理系统子项目方案已经过省市县各方面技术专家的论证,正在逐步完善中。截止到2016年底,馆藏纸质档案扫描已完成434.6万页。同时,及时完成进馆及馆藏档案电子数据的全文挂接,保障了档案的便捷利用,提高了查档效率。

2、逐步推进数字档案室建设工作2016年,为加快我县数字档案室的建设,举办了档案业务培训会议,邀请市档案局专家作了《数字档案室建设及评估细则说明》讲座,使基层档案工作者了解了数字档案业务建设的规范要求,对电子文件归档、电子档案保管、移交、鉴定、统计分析和开发利用有了一个初步认识。今年共4家单位开展数字档案室创建工作,并顺利通过市、县档案部门的验收。其中:县地税局达4A级;公安局、沿海经济开发区达到3A级;袁庄镇达到2A级。

3、做好政府信息公开查阅场所建设2016年,县档案馆继续发挥政府公开信息查阅场所建设功能,财政局、环保局、安监局、国土局、国税局等单位能按季度及时报送政府公开信息,2016县档案馆共接收57家镇(区)、相关单位报送的已公开的、非涉密的主动公开信息2700多条,较好地服务了社会公众。

六、开拓思路,档案资源建设得到丰富。

1、加强名人档案和地方特色档案的征集工作。今年征集到工程院院士蔡美峰档案资料12份。征集到河口镇葛氏家谱、缪氏家谱、周氏家谱、顾氏家谱、朱氏家谱等资料的电子文本。

2、档案开发利用质量有所提高。年检过程中,我们发现许多单位采用不同的方法,在利用档案资源方面做了大量的工作,积极编写大事记,为编史修志提供准确、详实的依据。循环经济产业园完成了《大豫镇志》的编纂与出版工作,沿海开发区的《风情》、发改委的《如东经济》、总工会的《情筑家园》等多本反映地方特色的编研材料,进一步丰富我县史志宝库

七、存在的问题

从年检的总体情况来看,全县各级机关部门、镇(区)档案工作整体水平有了新的提高,档案管理规范化程序有了明显提升,但仍然存在一些薄弱环节和需要整改的地方。主要表现在以下几个方面:

1少数单位对档案工作的重要性认识不足,意识不强,重视不够,人员变动频繁,或者存在临时人员管理档案现象。少数单位未实现集中统一保管,影响了档案管理与利用。个别单位不重视“档案基本情况登记簿”的记录,年检核查时发现存在着实体与帐面不符现象。

2、一些单位贯彻执行国家档案局8号令力度不够,应归档文件材料没有做到应归尽归。存在着“重红头文件材料、轻其他门类档案”现象,只注意收集整理上级红头文件的收集,对本单位形成的其他非红头文件的材料收集较少;同时,有的单位只注重收集文书档案,对其他门类如照片、实物、土地确权等档案收集不及时,个别单位甚至业务档案资料还分散在各职能科室或个人手上,存在严重的档案安全问题。

3、有些单位没有将档案信息化工作纳入单位信息化总体规划,档案信息化和数字化工作相对滞后。在档案年检过程中,发现个别单位的档案目录著录不规范,不利于档案检索;少数单位未完成重要档案扫描工作,未能及时将电子目录及全文扫描数据报送县档案局。个别单位档案管理设施设备老化,不能适应新常态下档案利用服务的新要求。

4、个别单位还没有档案专用库房,部分单位档案用房面积不足,基础设施陈旧简陋,办公室和库房没有分开,库房堆放杂物,缺少必备的档案保管设备设施,库房管理八防措施有待加强。

5、部分县级机关未能按时完成到期进馆档案的移交工作,严重影响了进馆工作的开展,县档案局将下发督办通知,各单位必须在20176月底前完成进馆工作。

6、有些单位档案信息安全意识不强,档案查借阅手续或记录不全。

7有些单位对下属单位的档案管理指导不到位,部分村(社区)档案收集不齐全、整理不规范、保管措施不到位等现象依然存在。

档案工作是各项工作不可或缺的一部分,档案工作的质量直接影响到各单位的其他工作。针对年检中出现的问题,检查组及时向相关单位反馈了意见,对一些需要改进的工作,给予了现场指导,希望相关单位在规定期限内按要求整改到位。未完成年度文件材料归档工作的和未通过年检的6家单位,县档案局将下发复检通知,各单位要采取切实可行的措施,做好归档和整改工作,确保在228日前完成。县档案局将进一步加大督查力度,对整改不力、不到位的单位及责任人将依据《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规予以查处。

 

附:2016年全县档案工作年检情况公布

 

 

 

                       2017118

 

 

 

 

 

主题词:档案工作  年检  通报                           

抄送:南通市档案局,县委办,县人大办,县政府办,县政协办。               

如东县档案局                     2017118日印发  


2016年如东县档案工作年检情况公布

(排名不分先后)

   一、年检优秀单位(24家)

   如东高新技术产业开发区、如东县经济开发区、袁庄镇、新店镇、组织部、宣传部、纪委、法院、检察院、司法局、财政局、国土局、教育局、如东高级中学、安监局、党校、交通运输局、住建局、开发局、农商行、供电公司、烟草公司、电信公司、自来水公司

二、年检合格单位(67家)

洋口港经济开发区(长沙镇)、如东循环经济产业园(大豫镇)、南通外向型农业综合开发区、岔河镇、河口镇、双甸镇、栟茶镇、马塘镇、丰利镇、曹埠镇、人大办、人社局、发改委、行政审批局(政务服务中心)、国税局、地税局、能源局、信访局、人防办、文广新局、文广传媒中心、统战部、民宗局、台办、工商联、侨联、科协、科技局(地震局)、机关工委、老干部局、党史办、总工会、团县委、妇联、卫计委、疾控中心、卫生监督所、人院、如东中专、航道站、海事处、征收办、统计局、代建办、公共资源交易中心、商务局、政法委、民政局、残联、供销社、环保局、海洋渔业局、邮政局、盐务局、城管局、农委、农办、水务局、农机局、气象局、人行、农行、中行、江苏银行、农发行、邮储银行、人保公司

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