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关于开展2016年度镇(区)档案工作年检的通知

2016/12/7


 

东档[2016]20

 

 

关于开展2016年度镇(区)档案工作年检的通知

 

各镇党委、政府,各区党工委、管委会,

为进一步加强我县各镇、区档案工作,提高档案管理水平,更好地发挥档案在县域经济和社会事业发展中的作用,根据2016年度全县社会事业工作考核办法》(东办发〔201647号)和《关于印发〈2016年全县档案工作要点〉的通知》(东档20163)等文件精神,现将年检工作具体要求和时间安排通知如下,请各镇、区认真做好准备工作,迎接检查。

一、年检范围

各镇、区。其中2016年档案工作达到省级星级标准和已通过复查验收的单位为免检单位。

二、年检方法

1、年检采取各单位自查和县档案局检查相结合的办法。

2、通过听汇报、检查台帐、查看库房等方式对各镇、区的档案管理情况进行综合评定。县档案工作考核领导小组将对全县档案工作目标管理考核情况予以通报,表彰全县档案工作先进集体和先进个人。对考核不合格的单位,通报批评并限期整改。

三、考核时间

20161220-21日(检查名单见附件1

四、考核内容

详见附件2

五、报送材料

12016年度档案工作情况;

2、考核细则自查打分表;

3、档案基本情况登记簿(一式二份);

42015年文书档案电子目录及全文的光盘;2016年政府公开信息的光盘(20161月至12月);

52016年档案利用事例(35个);

6、本镇、区编研材料(宣传片、画册)。

     附件:12016年度各镇区档案工作目标管理考核细则;

          22016年度档案工作年检时间安排表

 

 

 

 

 

如东县档案局

                             2016127

 


 

附件2

2016年度各镇区档案工作目标管理考核细则

单位名称:                分管领导:      兼(专)职档案员:    自查分

分数

评分细则

自评分

一、档案管理体制

10

 

 

1.1档案工作列入镇(区)年度工作计划,领导议事日程,帮助解决了实际问题,档案工作所需经费能得到落实,档案工作取得了显著成绩。

2

年度工作计划中没有档案工作内容扣1分,没有领导关心档案工作实例扣1分。

 

1.2明确镇(区)分管档案工作的领导,有专(兼)职档案员,并纳入岗位职责,与年终考核挂钩。

2

查阅相关文件,每缺一项扣1分。

 

1.3对本镇各门类档案实行集中统一管理。认真填写《档案工作基本情况登记簿》,内容完整,数据准确,帐物相符。人员变动能按要求办理移交手续。

2

没有集中统一管理扣1分,统计数据不准确扣1分。

 

1.4建立并严格执行档案规章制度(包括文件材料归档、保管、保密、借阅利用等制度)。

1

查阅相关文件,每少一种制度扣0.5分,扣完为止。

 

1.5档案人员必须为在岗在编人员,且具有大专以上文凭,持有档案上岗证并保证人员稳定,并能认真学习研究档案业务。订阅《档案与建设》。

3

不是在岗在编人员,扣2分,没有大专学历和上岗证扣1分,未订《档案与建设》扣1分。三年内档案人员变动2次以上扣2分。

 

二、档案业务建设

56

 

 

2.1 制订了本镇(区)各种门类档案的分类方案、基本归档范围、保管期限表,并已报县档案局审批。

2

没有制定的不得分,没有上报审批扣1分。

 

2.2本镇(区)形成的各门类档案(文书、会计、土地确权、退伍军人、党员档案、村干档案;设备、实物、声像、电子等)均已收集齐全、完整,进行了整理归档,并形成了整理小结。2015年度各类文件材料归档工作于6月底结束,且整理规范,符合标准。

6

当年度文书档案未整理归档的不得分,其他每发现一类未归档扣2分,各类材料收集不齐全、不完整的酌情扣分。

 

2.3归档文件质量应符合《归档文件整理规则》(中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000)要求;若为案卷形式,则案卷质量应达到《机关档案工作业务建设规范》及其它有关规定的要求,卷内文件排列系统、合理,案卷封面、卷内目录、备考表填写完整。

4

根据收集整理情况酌情打分。

 

2.4归档文件的制成材料和书写材料有利于长期保管,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。

2

根据抽查情况酌情打分。

 

2.5归档文件材料分类科学、保管期限划分准确、编目规范、整理质量符合要求。

4

没有整理归档的不得分,已归档但有问题的,酌情扣分。

 

2.6按要求管理档案,全宗卷内容逐年增加。

2

未建立全宗卷不得分,全宗卷不全的,酌情扣分,扣完为止。

 

2.7档案保管达到防火、防光、防尘、防潮、防虫、防盗、防鼠、防高温等 “八防”要求,确保档案实体安全。面积100平方米,实现档案库房、阅档室、办公室三分开。单位主要负责人与档案行政管理部门签订了安全责任书。

6

未落实“八防”措施,不得分。少一项扣0.5分,扣完为止。无安全责任书扣1分。

 

 

分数

评分细则

自评分

2.8开展档案收进、移出登记工作,档案进出有完备的交接手续,并附有移交档案目录。

5

无收进、移出登记簿扣2分,单位内部科室没有及时向单位综合档案室移交档案的扣1分,移交目录编制不全的扣2分。

 

2.92001-2005年以前(2001年、2005)的档案按规定规范整理后向县档案馆进行了移交。

10

未按要求开展档案进馆工作不得分;已开展但未完成进馆工作的,酌情扣分。

 

2.10加大对本辖区内重大建设项目档案业务指导工作。

2

未及时开展重大建设项目档案登记备案工作的扣2分,未及时指导相关重大建设项目单位开展档案工作的全扣。

 

2.11继续开展对所属村(居)和镇机关、企事业单位的监督指导工作,实现长效管理,有条件的村(居)可进行星级创建工作。

4

发现对辖区内村(居)未实现长效管理的,有一个扣2分,扣完为止。

 

2.12建立规范的土地承包及流转档案,确保农村集体土地流转过程的文件材料实现集中、规范管理。

4

土地承包及流转档案整理不规范的扣2分,未实现集中管理的扣1

 

2.13积极开展农民专业合作社建档工作,提供相应的业务指导与监督

2

专业合作社档案整理不规范,未通过市验收的扣2分。

 

2.14政府公开信息每季度按规定要求及时报送县档案馆。

3

没有报送的不得分,报送不符合规范要求的扣3分。

 

三、档案信息化建设

24

 

 

3.1档案信息化纳入本镇信息化总体规划

2

未将电子文件归档和档案数字化纳入本镇信息化规划的扣2

 

3.2有符合档案管理要求的专用计算机和档案管理软件,且档案人员能操作运用。

6

没有专用计算机扣2分,没有专用软件扣2分,不能熟练运用扣2分。

 

3.3 建有单位自成立以来所有档案的目录数据库,并及时向县档案馆移交符合要求的电子目录。特别是已到期需进馆的文书档案目录(纸质和电子)。

6

根据完成年限按比例打分,目录录入质量酌情打分。没有建目录的不得分,目录录入不规范的按比例扣分

 

3.4建立重要档案的全文数据库,做到纸质文件与电子文件同步归档。

3

利用频繁的文书、音频、视频档案进行数字化转换,未开展此项工作的扣3分,按比例扣分。

 

3.5完成2001-2005年文书档案目录(永久、长期)及全文进馆工作。完成2015年度文件材料归档目录录入和永久、30年档案全文扫描,并将数据报送县档案局

4

应进馆目录及全文未及时进馆的扣2分,本年度应归档文件未实现同步归档的扣2分。

 

3.6建立健全档案安全管理机制,加强对电子文件信息和审查鉴定,严防档案信息失密。及时开展档案备份工作。

3

未建立档案安全管理制度扣1分,未落实档案信息上网审查制度扣1分。未及时进行档案数据备份扣1

 

四、档案开发利用

10

 

 

4.1有案卷目录、归档文件目录等检索工具,并对有关编研材料进行续编。

2

每缺一项扣1分。

 

4.2编写了本单位的全宗指南、大事记。

4

全宗指南、大事记每缺一项扣2分。未按新规范进行编写的按比例扣分。

 

4.3有借阅利用登记簿及利用效果反馈登记簿,并且每年至少编有3-5例档案利用典型事例汇编。

4

没有利用登记簿扣2分,缺利用效果反馈登记扣1分,没有利用事例汇编扣1分。

 

 


附件1

2016年度档案工作年检时间安排表

(镇、区)

检查时间

第一组

第二组

第三组

1220

上午

河口镇

沿海经济开发区(洋口镇)

袁庄镇

下午

栟茶镇

丰利镇

双甸镇

1221

上午

曹埠镇、循环经济产业园区(大豫镇)

洋口港经济开发区(长沙镇)外向农业开发区

岔河镇、新店镇

下午

经济开发区

(苴镇街道办)

高新技术产业开发区

(掘港镇街道办、城中街道办)

马塘镇

备注:检查采取听汇报,现场检查台帐资料,实地检查档案库房安全,核对档案数量。同时抽查1-2个村或社区。


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