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关于开展2016年度县级机关档案工作年检的通知

2016/12/29


 

 

 

 

 

东档[2016]22

 

关于开展2016年度县级机关档案工作年检的通知

 

县委各部委办局,县各委办局,县各群团组织,县各直属单位,各有关单位:

为进一步加强我县各机关、部门档案工作,提高档案管理水平,更好地发挥档案在县域经济和社会事业发展中的作用,根据《关于印发〈2016年全县档案工作要点〉的通知》(东档20163)的文件精神,现将年检工作具体要求和时间安排通知如下,请各机关、部门认真做好准备工作,迎接检查。

一、年检范围

县级机关副局级以上建档单位。其中2016年档案工作达到省级星级标准和已通过复查验收的单位为免检单位。

二、年检方法

1、年检采取各单位自查和县档案局检查相结合的办法。

2、通过听汇报、检查台帐、查看库房等方式对各机关、部门的档案管理情况进行综合评定。县档案工作考核领导小组将对全县档案工作目标管理考核情况予以通报,表彰全县档案工作先进集体和先进个人。对考核不合格的单位,通报批评并限期整改。

三、考核内容

详见附件1

四、考核时间

201715-6日(检查名单见附件2

五、报送材料

12016年度档案工作情况;

2、考核细则自查打分表;

3、档案基本情况登记簿(一式二份);

42015年文书档案电子目录及全文的光盘;2016年政府公开信息的光盘(20161月至12月);

52016年档案利用事例(35个);

6、本单位编研材料(宣传片、画册)。

     附件:12016年度县级机关档案工作目标管理考核细则;

          22016年度县级机关档案工作年检时间安排表

 

 

 

 

 

如东县档案局

                             20161229

 


 

附件一:

2016年县级机关档案工作目标管理考核细则

单位名称:                分管领导:      兼(专)职档案员:    自查分

分数

评分细则

自评分

一、档案管理体制

10

 

 

1.1档案工作列入单位年度工作计划,领导议事日程,帮助解决了实际问题,档案工作所需经费能得到落实,档案工作取得了显著成绩。

2

年度工作计划中没有档案工作内容扣1分,没有领导关心档案工作实例扣1分。

 

1.2明确本单位分管档案工作的领导,有专(兼)职档案员,并纳入岗位职责,与年终考核挂钩。

2

查阅相关文件,每缺一项扣1分。

 

1.3对本单位各门类档案实行集中统一管理。认真填写《档案工作基本情况登记簿》,内容完整,数据准确,帐物相符。人员变动能按要求办理移交手续。

2

没有集中统一管理扣1分,统计数据不准确扣1分。

 

1.4建立并严格执行档案规章制度(包括文件材料归档、保管、保密、借阅利用等制度)。

2

查阅相关文件,每少一种制度扣0.5分,扣完为止。

 

1.5档案人员具有大专以上文凭,有档案上岗证,并能认真学习研究档案业务。单位订阅《档案与建设》。单位档案人员相对稳定。

2

没有大专学历和上岗证扣0.5分,未订《档案与建设》扣1分。三年内档案人员变动2次以上扣2分。

 

二、档案业务建设

53

 

 

2.1 制订了本单位各种门类档案的分类方案、基本归档范围、保管期限表,并已报县档案局审批。

8

没有制定的不得分,没有上报审批扣2分。

 

2.2本单位形成的各种门类档案(文书、会计、人事、业务;设备、实物、声像、电子等)均已收集齐全、完整,进行了整理归档,并形成整理小结。2015年度各类文件材料归档工作于6月底结束,且整理规范,符合标准。

8

当年度文书档案未整理归档的不得分,其他每发现一类未归档扣2分,各类材料收集不齐全、不完整的酌情扣分。

 

2.3归档文件质量应符合《归档文件整理规划》(中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000)要求;若为案卷形式,则案卷质量应达到《机关档案工作业务建设规范》及其它有关规定的要求,卷内文件排列系统、合理,案卷封面、卷内目录、备考表填写完整。

6

根据收集整理情况酌情打分。

 

2.4归档文件的制成材料和书写材料有利于长期保管,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。

4

根据抽查情况酌情打分。

 

2.5归档文件材料分类科学、保管期限划分准确、并编目规范、整理质量符合要求。

4

没有整理归档的不得分,已归档但有问题的,酌情扣分。

 

2.6按要求管理档案,全宗卷内容逐年增加。

4

未建立全宗卷扣3分,全宗卷不全的,酌扣分,扣完为止。

 

2.7档案保管达到防火、防光、防尘、防潮、防虫、防盗、防鼠、防高温等 “八防”要求,确保档案实体安全。单位主要负责人与档案行政管理部门签订了安全责任书。

4

未落实“八防”措施,不得分。少一项扣0.5分,扣完为止。无安全责任书扣1

 

 

考 核 内 容

分数

评分细则

自评分

2.8开展档案收进、移出登记工作,档案进出有完备的交接手续,并附有移交档案目录。涉及机构改革的单位档案进馆工作已完成。

2

无收进、移出登记簿扣3分,单位内部科室没有及时向单位综合档案室移交档案的扣1分,移交目录编制不全的扣1分。

 

2.9本单位1995-2000年以前(1995年、2000)的档案按规定规范整理后及时向县档案馆进行了移交。

4

未完成进馆的全扣;已开展此项工作但未完成的酌情扣分

 

2.10加大对本单位重大建设项目档案业务指导工作。

3

未及时开展重大建设项目档案登记备案工作的扣2分,未及时指导相关重大建设项目单位开展档案工作的全扣。

 

2.11政府公开信息每季度正常及时报送县档案馆。

4

没有报送的不得分,报送不符合规范要求的扣2分。

 

2.12加强对所属单位或部门、科室档案工作的监督指导。

2

未落实监督指导措施扣2分。

 

三、档案信息化建设

25

 

 

3.1档案信息化纳入本单位信息化总体规划。

2

未将电子文件归档和档案数字化纳入单位信息化规划的扣2

 

3.2有符合档案管理要求的专用计算机和档案管理软件,并能熟练运用。

6

没有专用计算机扣1分,没有专用软件扣2分,不能熟练运用扣3分。

 

3.3 建有单位自成立以来所有档案的目录数据库,并及时向县档案馆移交符合要求的电子目录。特别是已到期需进馆的文书档案目录(纸质和电子)

6

根据完成年限按比例打分,目录录入质量酌情打分。没有建目录的不得分,目录录入不规范的扣2

 

3.4建立重要档案的全文数据库。

4

对利用频繁的文书、音频、视频档案进行数字化转换,未开展此项工作的扣3分,按比例扣分。

 

3.5今年年底前完成1995-2000年应进馆档案(永久、长期)全文数字化,2015年应归档文件实施数字化。

4

应扫描而未扫描的扣2分,2015年应归档文件没有电子版的扣2

 

3.6建立健全档案信息安全管理机制,加强对电子文件信息和审查鉴定,严防档案信息失密。及时开展档案备份工作。

3

未建立档案安全管理制度扣1分,未落实档案信息上网审查制度扣1分。未及时进行档案数据备份扣1

 

四、档案开发利用

12

 

 

4.1 编有发文第二套、案卷目录、归档文件目录等检索工具,并对有关编研材料进行续编。

2

每缺一项扣0.5分。

 

4.2编写了本单位的全宗指南、大事记。

4

全宗指南、大事记每缺一项扣2分。未按新规范进行编写的按比例扣分。

 

4.3有查借阅利用登记簿及利用效果反馈登记簿,每年至少编有3-5例档案利用典型事例汇编并上报县档案局。

6

没有查借阅利用登记簿扣2分,缺利用效果反馈登记扣2分,没有利用事例汇编扣2分。未及时上报扣1

 


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